📘 2.1.2 – Flujo de información

 

¿Por qué es tan importante la información en un proyecto?

Esta parte del estándar nos recuerda que la información es el elemento que mantiene vivo al sistema de entrega de valor. Así como la sangre fluye por el cuerpo llevando oxígeno, la información fluye por el sistema llevando claridad, decisiones, retroalimentación y aprendizaje.

Un sistema de entrega de valor no puede operar eficazmente si la información está incompleta, desactualizada o no fluye en la dirección correcta. Cuando eso pasa, las decisiones se retrasan o se basan en supuestos equivocados, los equipos pierden el rumbo y los resultados se alejan del valor que se quería generar.

¿Cómo debe fluir la información?

La información debe moverse en varias direcciones, de forma constante y clara:

Primero, fluye desde lo estratégico hacia lo operativo. Es decir, desde los líderes, patrocinadores o altos mandos hacia los equipos de proyecto. Aquí se entregan lineamientos, prioridades, objetivos de alto nivel, criterios de éxito y restricciones.

Pero también debe fluir desde el proyecto hacia la organización. No como simples reportes de avance, sino como información relevante sobre lo que está pasando realmente: riesgos detectados, necesidades emergentes, aprendizajes clave, cambios en el contexto, retroalimentación de los usuarios.

Y finalmente, debe haber flujo entre los proyectos y otras partes del sistema, como programas relacionados, operaciones futuras o aliados externos. Esto asegura alineación, colaboración y mejora continua.

Cuando esta comunicación es pobre, el sistema se vuelve lento, rígido o incoherente. Cuando es clara, constante y confiable, el sistema responde mejor, aprende más rápido y se adapta con inteligencia.

¿Qué tipo de información es relevante?

No toda información es igual. El estándar enfatiza la necesidad de compartir información que realmente tenga impacto. Algunos ejemplos importantes:

  • Cambios en las condiciones del entorno (políticas, económicas, sociales).

  • Nuevas necesidades de los usuarios detectadas durante el proyecto.

  • Lecciones aprendidas en tiempo real que puedan evitar errores o mejorar decisiones.

  • Obstáculos que requieren apoyo del patrocinador o de la organización.

  • Oportunidades de colaboración con otros actores que sumen valor.

No se trata solo de hacer informes. Se trata de crear conversaciones significativas que mantengan al proyecto conectado con su propósito y con su entorno.

Aplicación al caso práctico: Centro de Innovación Juvenil

En este proyecto, el flujo de información será uno de los factores clave para el éxito o el fracaso.

Al comenzar, tú necesitas recibir información clara desde la municipalidad: ¿cuáles son las expectativas reales?, ¿qué indicadores les interesan?, ¿qué otras iniciativas están en marcha?, ¿qué imagen pública quieren proyectar?

Pero también necesitas devolver información hacia ellos: ¿cómo van los avances?, ¿qué desafíos están surgiendo?, ¿cuáles son los temores o necesidades de los jóvenes?, ¿qué ajustes serían útiles en la estrategia general?

Además, necesitarás mantener un canal abierto con los actores comunitarios: docentes, vecinos, ONGs aliadas. De ellos vendrá retroalimentación valiosa para mejorar el diseño, detectar necesidades reales y construir legitimidad.

Y hacia el final del proyecto, será esencial compartir todo lo aprendido con quienes tomarán la posta en la operación del centro. Si no sabes comunicar lo que funcionó, lo que no, lo que quedó pendiente o lo que debería mejorarse, estarás dejando un proyecto entregado, pero no preparado para sostener el valor a largo plazo.

Incluso dentro del equipo del proyecto, mantener un flujo constante de información te permite mantener a todos alineados, evitar malentendidos y construir confianza. La transparencia y la comunicación abierta no son lujos. Son condiciones esenciales para un proyecto con impacto real.

En resumen

Esta subsección te recuerda que la información no es un adorno ni una formalidad. Es el tejido que conecta personas, decisiones y resultados. Un proyecto exitoso necesita más que planificación: necesita comunicación viva, real, oportuna y significativa.

Cuando haces que la información fluya bien, no solo diriges un proyecto. Diriges una red de relaciones humanas orientadas a un propósito.

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